想成功推動持續改善CIP (Continuous Improvement Process),這幾個前提一定要把握住
高階主管的支持
做CIP的好處、不做的後果
持續改善不只是方法論,更應該是一個精神,公司內各種單位都應有持續改善的觀念深植心中,在處理日常流程時能思考如何做得更好,公司才能持續進步。
網路上可蒐集到許多豐田(Toyota)採用持續改善的成果;通用電氣(GE)、3M導入Six Sigma的成果,這些成果都表明能持續改善的企業才能在激烈競爭中脫穎而出。CIP負責人可整理同業導入持續改善的成果向高層彙報,讓管理階層明白持續改善的重要性並願意提供資源支持,是最重要的一步。
與經營策略連結
如果只是一頭熱喊口號要大家做CIP,可能風頭過了大家就開始不那麼投入,可以設立與經營層面相關的指標,讓CIP活動與公司日常作業連結,進一步把CIP的精神與方法融入例行性工作。
例如,若公司經營指標是今年利潤要提升10%,則可以進一步針對各部門作業特性展開子目標,採購部門可以設定與供應商議價降低採購成本、研發部門可以設定縮短產品上市時間、生產單位可以設定提升良率來降低內部報廢成本;如此一來各部門就會積極採取改善方法來優化自身作業,自然能將持續改善活動與日常作業連結。
全公司持續改善文化的養成
從小專案開始,建立大家的自信心
若一開始就想推動非常大型的改善專案如企業流程再造(BPR,Business Process Re-engineering),很有可能推動不久就因各單位理念不同而以失敗告終。對於未曾推動過CIP的企業,應該先從小型專案開始,可透過較小的流程改善讓組織成員了解持續改善方法的應用,並能在短期內看到改善成果,組織成員也會更有成就感。
典型的例子為品管圈(QCC,Quality Control Circle),品管圈通常由第一線生產單位組織而成,由圈長(例如生產線組長、領班)帶領圈員(生產線作業員),針對生產線遇到的問題快速處理。
在品管圈進行過程中,圈員可以學會如何使用QC 7大手法、簡單的敘述統計等處理資料繪製圖表,並學習將改善成果建立標準化文件,以及計算改善效益。
透過上述流程,讓作業員不只是一個口令一個動作,而能理解自己日常工作對於公司的實際貢獻為何,也能鼓勵第一線員工提出更多改善建議,從而建立正向的改善循環。
鼓勵、鼓勵、再鼓勵
要建立持續改善的文化不容易,多數員工可能會認為自己平常工作已經夠忙了,做CIP是額外的負擔。除了教育訓練建立所有人的品質意識外,若能對CIP活動提供獎勵將會更有誘因。
例如定期舉辦CIP持續改善專案成果發表會,不論得獎與否皆有獎勵,特別優秀的專案還可提供額外獎項,獎項可考慮獎金、績效評比加分、額外津貼、獎牌等,讓CIP活動樹立在公司內的口碑,讓員工明白參與CIP活動不只對公司有利也對自己有利,鼓勵員工多多開案。
建立資源
公司內部的專業CIP團隊
推動CIP久了,想必會常遇到其他部門同事來請益某某CIP方法怎麼運用,若只有自己一人負責,就算三頭六臂也不夠用。若公司的CIP已有一定規模,也有足夠的headcount能申請,可多招募幾位CIP專業的人加入團隊。
擴大團隊有幾個好處,不同人有不同持續改善方法的專業,有些人是Lean、生產線方面的專家;有些人懂DFSS(Design for Six Sigma)以及複雜實驗設計的運用;也有些人是資訊背景,可協助推動數位轉型與自動化專案。
多元的專業人才有助於公司全方位提升,針對各種類型的改善專案都能提出足夠的建議協助進行。
而若公司無擴編計畫,作為CIP負責人則需要建立清楚的輔導制度,例如規劃每周兩天來協助各部門改善專案的進展建議、方法運用指導、專案進度規劃,可確保自己有足夠時間進行其他事務性工作以及自我學習。別忘了,作為持續改善活動負責人,持續吸收新知與業界趨勢才能讓自己保持專業並帶動專案進行。
教育訓練
定期安排適當的教育訓練也是建立CIP文化重要的一環,若資源許可強烈建議公司培養自己的內訓講師團隊,因為內訓講師更能理解公司內流程運作及專業術語,在授課過程可提供學員最切身的案例、最直接的問題解答。
教育訓練的類型也可依公司類型進行調整,例如一樣是Six Sigma,若公司以製造為主要營運流程,則可多規劃DMAIC、Lean等與生產線改善較相關的方法;若公司以研發為主,則可安排較多DFSS、FMEA、TRIZ等課程。